El control d’ horaris dels treballadors i l’ RGPD

A partir del proper 12 de maig, totes les empreses i organitzacions que tinguin empleats contractats, tindran l’obligació de registrar diàriament les jornades laborals dels seus treballadors segons s’estableix en el Reial decret llei 8/2019, de 8 de març, de mesures urgents de protecció social i de lluita contra la precarietat laboral a la jornada de treball.

Aquest registre ha d’incloure:

• L’hora d’inici i de finalització de la jornada
• Els descansos preceptius
• Ha de permetre determinar els horaris reals de les jornades de cada treballador i les hores extraordinàries que pugui realitzar.

S’ha de facilitar al treballador una còpia totalitzant les hores realitzades en cada període al costat de la nòmina.

Aquest registre també s’haurà de conservar durant quatre anys, a més de quedar a disposició dels propis treballadors o dels seus sindicats, si n’hi ha, així com de la inspecció de Treball o de la Seguretat Social. Cada empresa o entitat podrà organitzar-lo i posar-lo en marxa en funció a les seves necessitats o negociar-ho amb els sindicats o representants legals dels treballadors si és el cas.

Aquesta norma modifica també el text de la Llei d’infraccions i sancions en l’ordre social (LISOS) per tipificar com a tal les que es produeixin pels incompliments derivats de la gestió d’aquest registre.

En què afecta la obligació amb relació a la protecció de dades?

Ens afecta a tots perquè, en la major part dels casos, mai s’havia tingut en compte aquest tractament i, a més, ara hi ha l’obligació de registrar-lo i informar a tercers. Per tant hem de:

• Crear un fitxer nou que reculli aquest tractament.
• Modificar els “Registres d’activitats” i els “Anàlisis de riscos”.
• Modificar la resta d’informes en els quals aparegui el nou tractament i aplicar les mesures de seguretat corresponents.
• Donar l’autorització a les persones que vagin a accedir-hi.
• Signar el contracte d’encàrrec del tractament amb el proveïdor del servei.
• Informar prèviament als empleats d’aquest nou tractament, de com poden exercir els drets, especialment quan finalitzi el seu contracte laboral, i tenir en compte que, en els casos en què el programari triat sigui una App, per exemple, poden aparèixer dades que els geolocalitzen, de manera que tindrem una altra sèrie d’obligacions d’informació per atendre els drets digitals recollits en la Llei Orgànica (ES) 3/2018 (LOPDGDD).
• Establir un protocol per facilitar a l’empleat una còpia del quadre mensual de les hores realitzades al costat de la seva nòmina.
• Proveir el sistema d’arxiu (automatitzat o manual) per 4 anys de manera que pugui estar a disposició dels organismes que ens ho sol·licitin.
• Establir un protocol a seguir en produir la baixa de l’empleat que permeti bloquejar les seves dades fins al seu termini de venciment i controlar-ho a través del tractament “Bloqueig de dades”.

Com s’ha d’implantar?

No tots els sistemes que es puguin estar utilitzant per al control horari seran considerats vàlids. Els inspectors de Treball han proposat que aquests sistemes siguin “sistemes de registre mecanitzat” donada la seva fiabilitat. Evidentment, si el sistema de control no és fiable, no hi ha garanties que s’estiguin respectant els horaris fixats, ni hi ha manera de demostrar-ho.

Els sistemes a utilitzar serien:

• Sistemes de fitxatge amb targeta d’empleat.
• Sistemes de fitxatge biomètrics (lector d’empremta dactilar).
• Aplicacions d’ escriptori (hi ha programari de gestió laboral que ja l’ inclou).
• Apps per a mòbils. hi ha múltiples aplicacions d’aquest tipus amb funcions bàsiques gratuïtes i amb funcions “Premium” molt econòmiques (de l’ordre de 2,00 € al mes per empleat).
• Sistemes “manuals” a través de plantilles de text o PDF (cada empleat signa en un document a l’entrada ia la sortida) i fulls d’Excel (s’anoten les hores i es totalitzen al final de mes). Aquests no són els sistemes més aconsellables, però encara són vàlids.

Sancions

Les sancions per incompliment d’aquesta nova obligació s’aplicaran a les entitats, tant per no instal·lar sistemes de control efectius com per no comunicar, a l’empleat o a les entitats i organismes a qui se’ ls hagi de comunicar, la informació corresponent i dependran del seu grau:

• Lleus, entre 60 i 625€: Per no informar de les condicions laborals (horari de treball) o per no informar mitjançant els informes generats pel programari de control de presència.
• Greus, entre 625 i 6.250€: Per irregularitats en els horaris pactats o la realització d’hores extres no computades ni pagades.
• Molt greus, entre 6.250 y 187.515€: Per un augment considerable de les hores extres sense que aquestes es reflecteixin en un canvi de tipus de contracte, per superar el màxim legal de 80 hores extres anuals o quan no s’abonin aquestes hores adequadament.

També es sancionarà la realització d’hores extres sense comptabilitzar o quan es emmascarin les hores extres baixos altres conceptes salarials.