El control horario de los trabajadores y el RGPD

A partir del próximo 12 de mayo, todas las empresas y organizaciones que tengan empleados contratados, tendrán la obligación de registrar diariamente las jornadas laborales de sus empleados según lo establece el Real Decreto Ley 8/2019, del 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada laboral.

Este registro debe contener:

• La hora de inicio y fin de la jornada
• Los descansos perceptivos
• Debe permitir determinar las horas reales de las jornadas de cada trabajador junto con las horas extraordinarias que haya podido realizar.

Se debe facilitar una copia al trabajador con el total de horas realizadas en cada período junto la nómina.

Este registro también tendrá que conservarse durante cuatro años, además de quedar a disposición de los propios trabajadores o de sus sindicatos, si los hay, así como de la inspección de Trabajo o de la Seguridad Social. Cada empresa o entidad podrá organizarlo y ponerlo en marcha en función de sus necesidades o negociarlo con los sindicatos o representantes legales de los trabajadores si ese es el caso.

Esta norma modifica también el texto de la Ley de infracciones y sanciones en el orden social (LISOS) para tipificar como a tal las que se producen por los incumplimientos derivados de la gestión de este registro.

En qué afecta la obligación con relación a la protección de datos?

• Nos afecta a todos porque, en la mayor parte de casos, nunca se tuvo en cuenta este tipo de tratamiento y, además, está la obligación de registrarlo y de informar a terceros. Por lo tanto debemos:
• Crear un fichero nuevo que recoja este tratamiento.
• Modificar los “Análisis de Riesgo” y los “Registros de actividad”.
• Modificar el resto de informes en los que aparezca el nuevo tratamiento y aplicar las medidas de seguridad correspondientes.
• Dar la autorización a las personas que vaya a acceder.
• Firmar el contrato de encargo del tratamiento con el proveedor del servicio.
• Informar previamente a los empleados de este nuevo tratamiento, de cómo pueden ejercer sus derechos, especialmente cuando finalice su contrato laboral, y tener en cuenta de que en los casos en los que el programa elegido sea una app, por ejemplo, pueden aparecer datos que los geolocalicen, de manera que tendremos otra serie de obligaciones de información para atender los derechos digitales recogidos en la Ley Orgánica (ES) 3/2018 (LOPDGDD).
• Establecer un protocolo para facilitar al empleado una copia del cuadro mensual de las horas realizadas junto a su nómina.
• Proveer el sistema de archivo (automatizado o manual) durante 4 años de manera que pueda estar a disposición de los organismos que nos lo soliciten.
• Establecer un protocolo a seguir en producir la baja del empleado que permita bloquear sus datos finales a su plazo de vencimiento y controlarlo a través del tratamiento del “Bloqueo de datos”.

Cómo se debe implantar?

No todos los sistemas que se puedan estar usando para el control horario son válidos. Los inspectores de Trabajo han propuesto que estos sistemas sean “sistemas de registro mecanizado” dada su fiabilidad. Evidentemente, si el sistema de control no es fiable, no hay garantías de que se estén respetando los horarios fijados ni hay manera de demostrarlo.

Los sistemas a usar serían:

• Sistemas de fichaje con tarjeta de empleado.
• Sistemas de fichaje biométricos (lector de huella dactilar).
• Aplicaciones para escritorio (hay programas de gestión laboral que ya lo incluyen.)
• Apps para móviles. Hay múltiples aplicaciones de este tipo con funciones básicas gratuitas y con funciones “Premium” muy económicas (costando alrededor de 2,00€ al mes por empleado).
• Sistemas “manuales”, a través de plantillas de texto o PDF (cada empleado firma en un documento a la entrada y a la salida) y hojas de Excel (se anotan las horas y se totalizan cuando finaliza el mes). Estos no son los sistemas más aconsejables, pero aún son válidos.

Sanciones

Las sanciones por incumplimiento de esta obligación se aplicarán a las entidades, tanto por no instalar sistemas de control efectivos como por no comunicar, al empleado, o a las entidades y organismos a quién se les tenga que comunicar, la información correspondiente, y dependerán de su grado:

• Leves, entre 60 y 625€: Por no informar de las condiciones laborales (horario de trabajo) o por no informar mediante los informes generados por los programas de control de presencia.
• Graves, entre 625 y 6.250€: Por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas
• Muy graves, entre 6.250 y 187.515€: Por un aumento considerable de las horas extra sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato, por superar el máximo legal de 80 horas extras anuales o cuando no se abonen estas horas adecuadamente.

También se sancionará la realización de horas extras sin contabilizar o cuando se enmascaren las horas extra bajo otros conceptos salariales.